שישה צבעים בונים קהילה גאה בישראל

נוהל זה בתהליכי גיבוש. פעם אחרונה שביקשנו ממתנדבת לכתוב תחקיר היא נעלמה. השב"כ חוקר.
--------------
מתוך: אתר חברת מתודה, ‬http://www.methoda.co.il/_Uploads/dbsAttachedFiles/Art_questioning_assessment.pdf

מופיע כאן כחלק מפרויקט מחקר, למידה - לכן מותר לפי חוק זכויות יוצרים.
מודגש כי הקטע המצוטט, הזכויות בו שמורות לבעלי הזכויות המקוריים ולא לשישה צבעים.

‫1. תחקור פרויקט
בסיסי 1: תחקור פרויקט‬
‫סוג זה של תחקור מתמקד באופן בו התנהל פרויקט מסוים, בעיקר בהיבט של לוחות זמנים, עלויות,‬
‫התנהלות הצוות, קבלני משנה, כלים, סביבת העבודה, אמצעים וכו'. עם זאת, כיון שהגדרה של‬
‫פרויקט היא: ליצור תכולה בזמן ומשאבים מוגדרים, ברור שלא נימלט גם מתחקור תכולות ברמה‬
‫הכללית: האם סופקה בסופו של דבר המערכת שהתבקשה? הדבר נכון עוד יותר בפרויקטי פיתוח‬
‫בסבבים, בפרט במתודולוגיות ‪ Agile‬למיניהן, משום שהתחקור יתמקד באופן בו נוהלו הסבבים: מה‬
‫התשומות )משאבים( ומה התוצרים )תפוקות( שהושגו בכל סבב. אך בעיקרו, תחקור פרויקט מתמקד‬
‫כאמור בתהליך: במשאבים, בלוחות הזמנים, תפקוד הצוותים, בקרות, תקשורת פנימית וכו'.‬
‫תחקור פרויקט ייעשה בד"כ לאחר השלמת הפרויקט ובמקרים נדירים גם במהלכו, אם ארע מקרה‬
‫מאד חריג הגורם לעצירה זמנית לצורך חשיבה מחודשת על הפרויקט. כל שאר "התחקורים" במהלך‬
‫ביצוע הפרויקט הם בעצם סקרים ושיקופים או אישור מעבר ב"שער" )‪ (Gate‬או אבן דרך ראשית ואין‬
‫צורך בכפילות.‬

‫מחזורי החיים השונים המתועדים במתודולוגיות מובילות ומוכרות, דוגמת מחזורי החיים המוגדרים‬
‫במפת"ח, הם כלי עזר פשוטים ואפקטיביים לתחקור פרויקט: לפי איזה מחזור חיים הוא התנהל )אם‬
‫בכלל(? האם נשמרו נקודות הבקרה והשערים המרכזיים במחזור החיים?‬
‫התועלת המרכזית בתחקור פרויקט )מעבר לחלוקת צל"שים וטר"שים( היא הפקת לקחים ‪(Lessons‬‬
‫)‪ learnt‬לגבי המשך הפרויקט ו/או פרויקטים אחרים, קיימים ועתידיים בארגון. המטרה היא לגרום‬
‫לשיפור תהליכי ניהול פרויקטים ותהליכי פיתוח )‪ (PLC – Project Life Cycle‬בארגון, כולל‬
‫מתודולוגיה, כלים, הכשרות אנשים, הפעלת קבלני משנה, סביבות עבודה, מדדים ועוד. המדד המרכזי‬
‫הוא הצבעה על שיפור בביצועי הפרויקטים הבאים, שיבואו לידי ביטוי בתחקורים הבאים או במדידה‬
‫שוטפת.‬
‫בקיט תחקור והערכת מערכת של מפת"ח יש מידע רב ותבניות עבודה מוכנות לתמיכה בתחקור‬
‫פרויקטים.‬

‫2. הערכת מערכת )מערכת מידע, תשתית, מוצר או שירות(‬
‫בסיסי 2: הערכת מערכת – ‪System Assessment‬‬
‫המיקוד בתחקור מסוג זה הוא במערכת, במוצר או בשירות, כמות שהם ברגע נתון, ולא בפרויקט‬
‫שגרם שהביא להקמתם. הערכת מערכת מתמקדת בתוצר, בעוד שתחקור פרויקטים מתמקד בתהליך.‬
‫לוקחים מערכת קיימת, מערכת מידע או תשתית, ומנסים להעריך את מצבה ותרומתה לארגון.‬
‫המטרה המרכזית היא החלטה באשר להמשך פעולתה של המערכת בארגון: המשך פעילות, גריטה,‬
‫הסבה, שיפור, ואם שיפור: היכן וכמה?‬
‫ארבעה מדדי-העל שמפת"ח מציע להערכת מערכת הם:‬
‫•‬
‫פונקציונאליות – האם המערכת נותנת את השירות הנדרש לארגון ולמשתמשי הקצה,‬
‫•‬
‫מבניות – האם המערכת בנויה נכון ויעיל מההיבט ההנדסי-טכנולוגי,‬
‫•‬
‫כלכליות – האם המערכת עומדת בקריטריוני עלות ומדד עלות\תועלת סבירים,‬
‫•‬
‫חוקיות ומנהל תקין – האם המערכת מקיימת דרישות חוק ומנהל תקין, כולל "חוקת הארגון".‬
‫סרגל עץ המערכת של מפת"ח הוא דוגמא לכלי מרכזי לביצוע הערכת מערכת ‪ IT‬ומאפשר בדיקה‬
‫פשוטה האם המערכת עומדת ביעדים, ביישום, בטכנולוגיה, במימוש ובעלות שנקבעו לה. שים לב‬
‫שרכיב 4-מימוש ו- 5-עלות אינם גלישה לתחקור הפרויקט – כיצד מומש וכמה עלה - אלא בדיקת‬
‫המימוש והעלות הנוכחיים המלווים את תחזוקת המערכת ותפעולה: איך מתנהל המימוש השוטף של‬
‫המערכת )תחזוקתה והאפשרות לשדרוגה( ומה עלות התחזוקה השוטפת )והאופציות לשדרוג(.‬
‫בקיט תחקור והערכת מערכת של מפת"ח יש מידע רב ותבניות עבודה מוכנות לתמיכה בתהליך זה.‬

‫3. תחקור אירוע‬
‫בסיסי 3: תחקור אירועים‬
‫תחקור מסוג זה מונע מאירוע )‪ (event‬חריג שהתרחש בארגון: קרתה תקלה בתפעול המחשב, אירע‬
‫כשל בטיחותי, סביבתי או אבטחתי, תהליך מכירה מרכזי לא התממש, גיוס כח אדם נכשל וכו' – כל‬
‫מאורע חריג שנראה לארגון שמן הראוי לתחקר. בניגוד לתחקור מערכת ו\או פרויקט שהם יזומים או‬
‫תקופתיים )‪ ,(time driven‬המעורר )הטריגר( לתחקור זה, הוא אירוע בלתי מתוכנן ובלתי צפוי‬
‫שהתרחש )‪ 2.(Event driven‬המטרה העיקרית היא להבין מה אירע, כיצד ומדוע, ואיך טופל בזמן אמת;‬
‫2 בשל מאפיינים אלה, יש שמכנים תחקור מסוג זה בשם "תחקיר" )בעיקר במערכת הביטחון(. למונח זה יש משמעות "מאיימת" ולא‬
‫נינוחה ולפיכך אנחנו מעדיפים להשתמש במונח הכללי "תחקיר" גם במקרה זה.‬

‫על מנת למנוע אירוע מסוג זה )ודומיו( בעתיד, או לפחות להתכונן להם ולהכיל אותם כמה שיותר מהר‬
‫ובמינימום משאבים ונזק לארגון. התחקור בא בסמוך לאירוע עצמו, לא קרוב מדי ולא רחוק מדי.‬
‫לתחקורים מסוג זה מוקדש קיט מיוחד במפת"ח בשם תחקיר והפקת לקחים, מלווה בסדנה‬
‫מיוחדת של חברת מתודה.‬

‫4. הערכת פונקציה בארגון‬
‫בסיסי 4: הערכת פונקציה ארגונית‬
‫מטרת תחקור מסוג זה היא לבחון יחידה או פונקציה בארגון: תפעול המחשוב, משאבי אנוש, כספים,‬
‫רכש ומלאי, אבטחה וביטחון וכו' – כיצד היא מתנהלת ומתופעלת. תחקור מסוג זה יכול לבוא ממספר‬
‫כיוונים, בראשם:‬
‫•‬
‫כחלק מתכנית אב – תכנון אסטרטגי של הארגון, כולל רה-ארגון בעקבות מיזוגים ורכישות,‬
‫שינוי מבנה ארגוני, תכנית עבודה שנתית וכו' – מלמעלה למטה,‬
‫•‬
‫בעקבות אירוע או צבר אירועים שקרו ונראה שמחייבים תחקור רחב יותר - מלמטה למעלה.‬
‫הסיבות לתחקור מסוג זה, בנוסף לנ"ל, יכולות להיות: שינוי פרסונלי, טכנולוגיות ושיטות חדשות,‬
‫שינוי בתקינה ורגולציה המחייבים את הארגון, השוואה עם ארגונים מתחרים ועוד. במקרה המסוים‬
‫של תחקור מחלקת ניהול פרויקטים, יהיה תחקור מסוג זה דומה לתחקור פרויקט, אלא שהוא מרחיב‬
‫מאד ומתמקד בתחקור ההתנהלות הכוללת של מחלקת ניהול פרויקטים ולא של פרויקט מסוים. בכך‬
‫הוא מתלכד למעשה עם תחקור שילוב 1 המפורט להלן.‬
‫לביצוע תחקיר מסוג זה יש להיעזר בשיטות מקובלות לניתוח תהליכים עסקיים ומבנים ארגוניים‬
‫)‪ .(BPM – Business Processes Management‬הקיט הקרוב ביותר לנושא במפת"ח הוא ניהול‬
‫יחידת ‪.IT‬‬

‫שילובים ו תחקורים מ י ו חד ים‬
‫בעקרון, כל תחקור משולב או "מיוחד" הוא הרחבה ו\או צירוף של התחקורים הבסיסיים הנ"ל ואין‬
‫טעם למנות את כל השילובים האפשריים. להלן נמנה מספר מצומצם של שילובים אשר נראים לנו‬
‫שכיחים או חשובים במיוחד. ארבעת התחקורים המשולבים שבחרנו להדגיש )בהקבלה לתחקורים‬
‫הבסיסיים( הם:‬
‫1. תחקור ניהול פרויקטים ושיטות פיתוח ותחזוקה‬
‫2. תחקור מערכות רוחבי – ‪COSA – Cross Organization System Assessment‬‬
‫3. תחקור מדגם אירועים‬
‫4. תחקור תשתיות שירות )דוגמא(‬