שישה צבעים בונים קהילה גאה בישראל

נשתמש בשלושה מערכות.. כי כל אחת נותנת משהו אחר:

• לפרסום פומבי של האירוע והמשתתפים ש"מחוץ לארון" - נשתמש בפייסבוק.
• לתיאום בצוות העבודה, מי דיבר עם מי - נשתמש בגיליון נתונים משותף, גוגל דוקס.
• לרישום פרטי קשר, רישום משתתפים באירוע ורישום מצב התשלום - נתונים שנצטרך שישארו איתנו - נשתמש במק"ל.

1. לפני שמתחילים להתקשר לאנשים

   1. סגירת פרטי האירוע - מיקום, תיזמון, תמחור
   2. יצירת האירוע במק"ל עם אפשרות לרישום עצמאי לפי התמחור שהוחלט עליו - ראו בנתיים סעיף "הקמת אירוע במק"ל" בנוהל פרסום טיול.
   3. יצירת לוגו גרפי לאירוע (או סתם לוגו שישצ) ופרסום האירוע בפייסבוק: ראו סעיף "פייסבוק" בנוהל פרסום טיול.
   4. הכנת רשימת מוזמנים ראשונית.

2. שימוש בפייסבוק

   1. לאחר הפרסום הראשוני, יש לוודא שמדי 24 שעות מועלית ע"י אחד מה"קצינים" של האירוע, איזושהי הודעה או עדכון לדף האירוע. כדאי מאוד לעודד דיון באחד מהנושאים שקשורים לאירוע, במיוחד אם המסר שעולה מהדיון הוא: וואו איזה אירוע חשוב.
   2. יש לפנות לחברים באופן אישי, במיוחד כאלו שיש להם הרבה חברים, ולהציב להם את זה בדף האישי, או לבקש שהם יציבו בעצמם.
   3. אנשות שעשו דיקליין על האירוע בפייסבוק, אפשר לדחות את שיחת ההזמנה שעושים להןם, כי רוב הסיכוים שלא ירצו להשתתף בכל מקרה. בנתיים עדיף לדבר עם מי שעוד לא ענו או שדעתם חיובית אבל יש להם קשיים בהחלטיות.

3. שימוש בגיליון נתונים משותף

   1. פותחים דף גיליון נתונים משותף של גוגל, נותנים הרשאות עריכה לכל "קציני" האירוע. בגיליון 3 עמודות: שם, קישור למקל, סטטוס.

4. ניהול רישום לאירוע במק"ל

   1. כדי לנהל את הרישום חשוב מאוד להשתמש במק"ל - על אף האיטיות שבו - משום שאז המידע נשמר במקום נגיש. כך נוכל להגיד בשנה הבאה "אני רואה שאתה משתתף בסמינר כבר שנתיים ברציפות, כל הכבוד!"
   2. וידוא הרשאות לכל "קציני" האירוע, לגישה לנתוני המק"ל.
   3. כדי לחפש אנשים במקל יש להקליק על "מציאת איש קשר" ואז להקליד את הסימן "%" ואחריו שם פרטי או שם משפחה, ואז לעשות "הגש".
   4. כדי להוסיף איש קשר - ראה הנוהל http://www.6tzvaim.com/node/562
   5. אפשר לראות את מצב הנרשמים האחרונים לכל האירועים בעמותה בקישור הבא בחלק התחתון של המסך: http://www.6tz.org.il/civicrm/event?q=civicrm/event&force=1&crmSID=4_d
   6. כדי לשנות מצב רישום, יש להכנס לרשומת המשתתף במק"ל, שם להכנס לחוצץ "אירועים" ושם ניתן להכנס לעריכת הרישום. מי שאישר השתתפות וטרם שילם, אמור להופיע כ"PENDING". בתוך רשומת ה"השתתפות" אפשר לראות ולערוך את התשלום, לבקש מהמערכת לשלוח אוטומטית הודעת אישור רישום וקבלה, ועוד.
   7. דו"ח משתתפים לאירוע, כולל רישום PENDING וכולל רישום REGISTERED, זמין בכתובת הבאה: http://www.6tz.org.il/civicrm/event/search?reset=1&force=1&event=29 כאשר יש להחליף את המספר 29 במספר האירוע המדובר.